Table of Contents
- ervaring
- voorbereiding
- planning
- draaiboek
- contact locatie
- inhoud
- tolken
- communicatie
- laptops
- software
- testen
- coordinator toegankelijkheid
- ingezonden voorstellen
- ter bijeenkomst
- algemeen
- spreker
- voorzitter
- notulist
- late aanmeldingen
- helpdesk
- stemmingen
- stemmenteller / trustee
- regie beeld
- testen
- digitaal deel
- fysiek deel
- achteraf
ervaring
- techniek: stemmen@bij1.org
- toegankelijkheid: toegankelijkheid@bij1.org
voorbereiding
planning
- op tijd beginnen
- bepaal doelstelling
- bepaal wie erbij moet zijn
- tijdlijn
- datum prikken, met in gedachte andere evenementen (feestdagen, acties, intern)
- zorg voor capaciteit bij organisatie
- plan
- overweeg of je ook in groepjes uiteen gaat, met oog op:
- tolken: stem af met gebruikers
- notulen: moeten elk los maken
- server capaciteit: voor video-interactie in bel-programma
- overweeg of je ook in groepjes uiteen gaat, met oog op:
- geef werkgroepen voldoende mandaat om te voorkomen dat bestuur bottleneck wordt
- rolverdeling
- check beschikbaarheid met voorbereiding en uitloop
- inclusief backups voor uitval
- mensen mee laten draaien om reserves te houden
- zo nodig overleg splitsen op onderwerp, makkelijker prikken
draaiboek
- schema
- landelijk niet voor 14:00 om tijdsverschil Caraïbisch Nederland
- niet te lang
- genoeg pauze(s)
- genoeg tijd voor:
- stemmen (eventueel door vooraf te openen, en dit ook al duidelijk te maken)
- vragen
- uitloop
- rekening houden met impact op tolkuren
- spreadsheet sjabloon voor automatische tijden
- rollenverdeling
- beschikbaarheid
- contactgegevens
- test stramien: wie wat wanneer
contact locatie
locatie kiezen
- capaciteit (ruim), ook zodat we afstand kunnen houden
- zaal breed genoeg dat voorzitters niet voor de captions staan
- centraal gelegen
- bereikbaar per OV en auto zonder veel lopen
- fysiek toegankelijk
- rolstoel-toegankelijk, van parkeren/OV, naar de zaal en toiletten
- prikkel-arme ruimte
- plek om te kunnen liggen, als een sofa in de lobby
- ringleiding
- of we als politieke partij bij buurtcentra mogen verschilt per regio (in rotterdam mag dit niet, in utrecht alleen voor niet-wervende activiteiten)
catering
- liefst zelf doen, van locatie vaak prijzig, waar met onze lange vergaderingen leden al gauw honger krijgen
- waar mogelijk veganistisch
- label eten op allergenen
- stem met deelnemers af over verdere dieet wensen
regelen met locatie
- tafels voor ondersteuning
- opstelling in zaal voorbereiden
- sprekers goed in beeld
- ondersteuning per rol samen voor intern overleg
- liefst oogcontact mogelijk tussen voorzitter en coordinators chat, stemmen, beeld
- eventuele internet kabels binnen bereik voor degene die beeld sturen (videocall, stream)
techniek
techniek van locatie
- geaarde stopcontacten (anders ruis/piep)
- netwerk
- wifi voor ondersteuners en leden, ook nodig voor het stemmen
- inlog-methode wifi netwerken
- besloten netwerk? draadloos of bedraad?
- liefst bedraad voor video
- snelheid
- poorten open:
- SSH: 20 (TCP/IP)
- wifi voor ondersteuners en leden, ook nodig voor het stemmen
techniek op locatie
- hardware setups
- video
- audio
- captions
- DSA: hybrid meeting technology recommendations
- stekkerdozen
- voor schrijftolken, zo op locatie:
- koptelefoon aansluiting
- koptelefoon
- bij keying i.p.v. via Zoom: HDMI-kabel
- bij breakout rooms: headsets voor bestuur tegen feedback loops
- vanuit ons regelen: laptops
- met AV partners bevestigen in schrift ook bij wijzigingen
voorbereiding op locatie
- gender-neutrale wc's
- vanaf buiten aangeven waar het is
- BIJ1 aankleding
- opstelling stoelen
- drinken
- naam/pronoun stickers
inhoud
- slides
- zorg dat tekst leesbaar is
- houd rekening met captions
- sprekers
- stemmingen
- waaronder:
- agenda
- presidium (voorzitter, notulist, verantwoordelijke stemmingen)
- verslag vorige ledenvergadering
- moties en amendementen
- kandidaten
- verkiezingen (bied met kandidaten ook eerdere kennismakingsmomenten)
- bestuur
- kandidaten
- optioneel: functies
- landelijk: partijraad
- kandidaten
- aantal zetels
- bestuur
- maak duidelijk of we stemmen over adviezen
- waaronder:
- stuur bovenstaande plus draaiboek op tijd aan tolk/notulist
- maak het leuk
tolken
- aanvragen: intern
- bevestig of transcripts gedeeld kunnen worden voor de notulisten
- materiaal sturen ter voorbereiding
- aankondiging
- draaiboek
- slides
- speeches
- niet-ondertitelde filmpjes
- namen die genoemd kunnen worden
- contactgegevens techniek
- stukken
- of we vertaalde captions willen en voor hoeveel mensen
- chat groep voor tolken met gebruikers
- achtergrond info
communicatie
tips bij mailings
- gebruik in mails en stukken begrijpelijke taal, B1 waar het kan. leg lastige woorden uit.
- let op web toegankelijkheid, als:
alt
teksten bij visuele content- semantische headers (HTML
<h1>
)
- communicatie rondom toegankelijkheid
- communiceer pro-actief: wees vooraf duidelijk over wat we gedaan hebben, en geef ook vooral tekortkomingen toe
- waaronder structurele tekortkomingen
- fysiek: vraag leden of ze ADL-assistentie willen
- communiceer pro-actief: wees vooraf duidelijk over wat we gedaan hebben, en geef ook vooral tekortkomingen toe
- test je mailing eerst
- laat stakeholders mails en stukken op tijd proeflezen
- bij landelijk, noem zowel tijdzones CET als AST
- herinner leden aan hun rechten (overzicht) om (liefst op tijd):
- onderwerpen voor de agenda voor te stellen
- voorstellen (moties/amendementen) te doen
- vooraf vragen in te sturen
- op de vergadering het woord te voeren
- laten aanmelden voor generale repetitie?
- op meerdere punten aankondigen
- intern afstemmen wanneer we vergader links sturen
mailings
- uitnodiging
- actuele ledenlijst opvragen bij partijbureau
- aanmelden via formulier
- liefst zelfde voor fysiek/digitaal om verwarring over switchen te voorkomen
- opties voor veel voorkomende behoeften:
- schrijftolk
- vertaling
- vertel waarvoor we de gegevens vragen
- email voor stukken/links/uitslagen
- email/naam voor leden check
- nextcloud forms: laat weten dat deze nog geen bevestiging mailt
- vraag leden om op tijd:
- aan te melden, om de stukken te ontvangen en op tijd in systemen ingeladen te worden
- voorstellen in te sturen
- verwerk en antwoord op behoeften
- wijs op openstaande posities (partijraad, bestuur, ...)
- agenda en stukken
- maak in de agenda visueel duidelijk wanneer gestemd wordt
- voor toegankelijkheid liefst op tijd vooraf doorsturen (maar leden hebben ook het recht om tijdens de ALV voorstellen te doen)
- stuur van lange stukken ook een samenvatting
- let hierbij ook op de tips voor bestanden
- vraag leden de stukken op tijd te lezen
- ook open call voor trustees voor de controleerbaarheid van stemmingen, bij voorkeur fysieke deelnemers voor uitleg zo nodig
- fysiek: bereikbaarheid van locatie goed uitleggen, bied een buddy systeem zodat mensen samen kunnen reizen
- link sturen op eerder gecommuniceerd moment
- uitleg voor:
deadlines
liefst sturen we info ruim op tijd, maar onze formele deadlines zijn voor:
- algemene vergadering:
- afdelingsvergadering:
- locatie, tijd en de voorgestelde agenda: 14 dagen
laptops
- per rol
- fysiek deel:
- ook losse laptop voor beeld op locatie, fullscreen op presentatie. zo hoef je daar niet de camera in beeld te zien. die voegt er en weinig toe, en kan drost effect geven.
- beeld op locatie evt. los van laptop voor regie beeld zodat klikken buiten beeld blijft
- laptop die beeld op locatie doet mag alleen ook stream sturen als camera niet los bij gekeyd wordt, omdat camera op locatie niet naar beeld op locatie hoeft
- zonder stream mag regie ook via de AV node
- videobel camera liefst naar zelfde laptop als die audio krijgt (en evt streamt), niet laptop regie beeld
software
- software setups
- bel programma
- al dan niet met stream/webinar voor capaciteit
- captions
- fysiek: als voorzitters om smalle zaal voor de captions staan overweeg captions bovenaan in overleg met slide maker
- zoom:
- opname maken voor notulisten, zodat deze kunnen zien wie wat zei
- zoom:
...
-> Record - vimeo: maakt deze vanzelf
- zoom:
- stream: update hard-coded bits
- stemmingen klaarzetten
- verwerk aanmeldingen
- videoconferencing server eventueel opschalen wanneer verwacht wordt dat meer deelnemers camera gebruiken buiten de sprekers
- eventuele structurele verbeteringen
aanmeldingen
- partijbureau: check:
- check lidmaatschap met het ledenbestand
- download een kopie van het ledenbestand (
Alles
->Download CSV
) - download het sjabloon van nextcloud en open deze
- vul de sheets
aanmeldingen
(email, naam) enlid
o.b.v. de leden (airtable info) en aanmeldingen - bevestig lidmaatschap via
ingang
sheet kolomvote
- afdelingsvergadering: check ook of leden in de afdeling wonen
- kopieer de info uit sheet
ingang
naar een nieuwe spreadsheet en sla deze op als CSV (komma-separated) - open deze als tekst bestand om de info te krijgen om in Ingang te importeren
- download een kopie van het ledenbestand (
- check lidmaatschap met het ledenbestand
- zet deze in het formaat waar als csv
- lokaal: of het lid in de afdeling woont
- via Airtable afdeling views op postcode
- dubbele aanmeldingen
- check welk email adres dat de voorkeur heeft bij aanmelding via verschillende adressen
- lokaal: of het lid in de afdeling woont
- laad in voor alle rollen
testen
- generale repetitie, liefst met leden om te testen of het toegankelijk is
- test op de ochtend van de vergadering
- software los:
coordinator toegankelijkheid
- toezien op het andere
ingezonden voorstellen
wijzigingsvoorstellen verkiezingsprogramma
-
exporteer inzendingen
Wijzigingsvoorstel verkiezingsprogramma indienen
:Naam
[...]Samenvatting
+Inzenddatum
-
verwerk deze tot een spreadsheet (oplopend gesorteerd op
Inzenddatum
) met kolom formules:-
Nummer
(kolom A) -
commando
:="git add README.md && git commit -m """&I2&" ingediend door: "&B2&" "&SUBSTITUTE(H2, """", "\""")&""" && git push --force && echo ""https://github.com/BIJ1/programma/compare/main...$(git branch --show-current)?expand=1"" && git checkout main"
-
voorstel
:=IF(ISERROR(A2), "", "1. "&IF(O2, "~~","")&IF(M2>=5,"✅ ","")&"["&M2&"/5] ["&I2&"](https://github.com/bij1/programma/pull/"&N2&"/files) door "&B2&" ([toelichting](https://github.com/bij1/programma/pull/"&N2&"))")&IF(O2, "~~","")
-
-
stel git gebruiker in:
git config user.name "BIJ1 wijzigingsvoorstellen" && git config user.email "ledenvergadering@bij1.org"
-
maak git branch met naam o.b.v. kolom
Samenvatting
-
in een bash shell run de commando's uit kolom
commando
-
in geval van git updates voeg deze samen met uitstaande branches:
for branch in $(git for-each-ref --format='%(refname:short)' refs/heads/); do echo "$branch" git checkout "$branch" git rebase main git reset --soft main && git commit -m"$(git log --format=%B --reverse HEAD..HEAD@{1})" git push --force done git checkout main
-
evalueer clashes met andere voorstellen om de indieners hiervan op de hoogte te brengen:
for branch in $(git for-each-ref --format='%(refname:short)' refs/heads/); do echo "$branch" git merge "$branch" git add . git commit done
-
op Github open pull request van account
bij1_voorstellen
-
update
/programma-voorstellen
o.b.v. de csv -
voeg toe aan
https://wings.bij1.org/signups/steun-programma-voorstel
o.b.v. kolomvoorstel
, met:toelichting
linkend naar de pull request- de samenvatting linkend naar de pull request's
/files
-
in
ledenvergadering@bij1.org
mail terug op de inzending:Dank voor je voorstel! Op de volgende link kunnen leden voor de deadline hun ondersteuning insturen:
https://wings.bij1.org/signups/steun-programma-voorstel
Voel je vrij om te controleren of je voorstel zoals bedoeld doorgevoerd is - feedback welkom.
ter bijeenkomst
algemeen
spreker
- gebruik begrijpelijke taal, leg moeilijke woorden uit
- gender-neutrale taal
voorzitter
- alle tips voor sprekers
- rustig
- korte lijntjes met coordinatoren chat en stemmingen
- verwachting stellen over opnemen
- leden mogen het woord voeren en voorstellen doen
- blijf (online) leden betrekken
- stel bestuursleden voor met portfolio, laten zien weer wie wie is
- tijd bewaken: schema en pauzes beschermen
- iemand laten seinen aan de voorzitter over beschikbare tijd
- vergaderorde/spreekvolgorde volgen
- procedures duidelijk uitleggen
- met voorbeeld duidelijk maken of gestemd wordt over de voorstellen of de adviezen
- op tijd aangeven wanneer stemmingen openen en sluiten
- voorbereiden (samen door slides)
- aangeven als aftellen bij 5 of 1 minuut komt
- fysiek:
- let op dat iedereen via de microfoon spreekt, zodat sprekers ook online te horen zijn
- mensen met slecht gehoor vooraan toewijzen, met overprikkeling achter
- laat weten waar je terecht kan als er iets niet goed gaat: vertrouwenspersonen, organisatoren, technische helpdesk
- duidelijk maken wanneer pauze/einde is zodat camera en microfoons uit kunnen
notulist
- richtlijn: controversiele delen woordelijk
- check met software over opname
- check met schrijftolk over transcript
- werkwijze
- bij meer notulisten via GDocs?
- bij enkele notulist lokaal via markdown om snelheid per toetsenbord
late aanmeldingen
helpdesk
- fysiek
- online:
- alvsupport@bij1.org (terugbelverzoeken van https://bij1.org/alv-support/)
- stemmen@bij1.org (email respons)
stemmingen
- verantwoordelijke is ook contactpunt voor trustees
stemmenteller / trustee
regie beeld
- screenshare
- timer voor aftellen bij pauzes en stemmingen
- nieuwe voorstellen/vragen visueel uitlichten via tekst in lege slide
- fysiek: slides bedienen (anders doet de voorzitter dit)
- stukken gereed houden
- vooraf:
- programma met tijden laten zien
- audio testen zodat mensen weten dat het werkt
- geen muziek, graag prikkelarm
testen
- kijk of alles goed te horen en lezen is:
- in de hele zaal
- vanuit de call
- in de eventuele stream
digitaal deel
videoconferencing setup
- kamer met opnemen
- breakout rooms
- lock eraf weer
- zet zelf groepjes kiezen aan
- laat tolk gebruikers met tolken samen
chat
- dekt:
- call
- stream
- taken:
- optreden bij problemen
- vragen antwoorden/doorgeven
- unlock eventueel sprekers
- 1 mod langer houden voor na-kletsen
- tips
- kijk uit met overlays als bij Vimeo Q&A uitlichting, dit kan de captions blokkeren
fysiek deel
- covid maatregelen volgen
receptie
- mondkapjes/tests bieden
- check/regel aanmelding
AV techniek
- sprekers duidelijk in beeld
- publiek niet in beeld
- duidelijk maken wanneer zij kunnen pauzeren als ze ook nodig zijn voor regie beeld