op tijd beginnen
bepaal doelstelling
bepaal wie erbij moet zijn
tijdlijn
datum prikken, met in gedachte andere evenementen (feestdagen, acties, intern)
zorg voor capaciteit bij organisatie
plan
- overweeg of je ook in groepjes uiteen gaat, met oog op:
  - tolken: stem af met gebruikers
  - notulen: moeten elk los maken
  - server capaciteit: voor video-interactie in bel-programma
geef werkgroepen voldoende mandaat om te voorkomen dat bestuur bottleneck wordt
rolverdeling
- check beschikbaarheid met voorbereiding en uitloop
- inclusief backups voor uitval
- mensen mee laten draaien om reserves te houden
zo nodig overleg splitsen op onderwerp, makkelijker prikken

draaiboek

schema
- landelijk niet voor 14:00 om tijdsverschil Caraïbisch Nederland
- niet te lang
- genoeg pauze(s)
- genoeg tijd voor:
  - stemmen (eventueel door vooraf te openen, en dit ook al duidelijk te maken)
  - vragen
  - uitloop
- rekening houden met impact op tolkuren
- spreadsheet sjabloon voor automatische tijden
rollenverdeling
beschikbaarheid
contactgegevens
test stramien: wie wat wanneer

contact locatie

locatie kiezen

capaciteit (ruim), ook zodat we afstand kunnen houden
- zaal breed genoeg dat voorzitters niet voor de captions staan
centraal gelegen
bereikbaar per OV en auto zonder veel lopen
fysiek toegankelijk
- rolstoel-toegankelijk, van parkeren/OV, naar de zaal en toiletten
  - vind via: wheelmap, wheelmate (android, iOS), on wheels (android, iOS)
  - omschrijf hoe: gelijkvloers, hoogte van eventuele drempels, automatische of handmatige deuren, ruimte om te manoevreren.
- prikkel-arme ruimte
- plek om te kunnen liggen, als een sofa in de lobby
- ringleiding
of we als politieke partij bij buurtcentra mogen verschilt per regio (in rotterdam mag dit niet, in utrecht alleen voor niet-wervende activiteiten)

catering

liefst zelf doen, van locatie vaak prijzig, waar met onze lange vergaderingen leden al gauw honger krijgen
waar mogelijk veganistisch
label eten op allergenen
stem met deelnemers af over verdere dieet wensen

regelen met locatie

tafels voor ondersteuning
opstelling in zaal voorbereiden
- sprekers goed in beeld
- ondersteuning per rol samen voor intern overleg
- liefst oogcontact mogelijk tussen voorzitter en coordinators chat, stemmen, beeld
- eventuele internet kabels binnen bereik voor degene die beeld sturen (videocall, stream)

techniek

techniek van locatie

geaarde stopcontacten (anders ruis/piep)
netwerk
- wifi voor ondersteuners en leden, ook nodig voor het stemmen
  - inlog-methode wifi netwerken
- besloten netwerk? draadloos of bedraad?
  - liefst bedraad voor video
- snelheid
- poorten open:
  - SSH: 20 (TCP/IP)

techniek op locatie

hardware setups
- video
- audio
- captions
- DSA: hybrid meeting technology recommendations
stekkerdozen
voor schrijftolken, zo op locatie:
- koptelefoon aansluiting
- koptelefoon
- bij keying i.p.v. via Zoom: HDMI-kabel
bij breakout rooms: headsets voor bestuur tegen feedback loops
vanuit ons regelen: laptops
met AV partners bevestigen in schrift ook bij wijzigingen

voorbereiding op locatie

gender-neutrale wc's
vanaf buiten aangeven waar het is
BIJ1 aankleding
opstelling stoelen
drinken
naam/pronoun stickers

inhoud

slides
- zorg dat tekst leesbaar is
- houd rekening met captions
sprekers
- (kandidaten)
stemmingen
- waaronder:
  - agenda
  - presidium (voorzitter, notulist, verantwoordelijke stemmingen)
  - verslag vorige ledenvergadering
  - moties en amendementen
  - kandidaten
  - verkiezingen (bied met kandidaten ook eerdere kennismakingsmomenten)
    - bestuur
      - kandidaten
      - optioneel: functies
    - landelijk: partijraad
      - kandidaten
      - aantal zetels
- maak duidelijk of we stemmen over adviezen
stuur bovenstaande plus draaiboek op tijd aan tolk/notulist
maak het leuk

tolken

aanvragen: intern
- (aanvraag procedure van partijbureau)
bevestig of transcripts gedeeld kunnen worden voor de notulisten
materiaal sturen ter voorbereiding
- aankondiging
- draaiboek
- slides
- speeches
- niet-ondertitelde filmpjes
- namen die genoemd kunnen worden
- contactgegevens techniek
- stukken
- of we vertaalde captions willen en voor hoeveel mensen
chat groep voor tolken met gebruikers
achtergrond info

communicatie

tips bij mailings

gebruik in mails en stukken begrijpelijke taal, B1 waar het kan. leg lastige woorden uit.
let op web toegankelijkheid, als:
- alt teksten bij visuele content
- semantische headers (HTML <h1>)
communicatie rondom toegankelijkheid
- communiceer pro-actief: wees vooraf duidelijk over wat we gedaan hebben, en geef ook vooral tekortkomingen toe
  - waaronder structurele tekortkomingen
- fysiek: vraag leden of ze ADL-assistentie willen
test je mailing eerst
laat stakeholders mails en stukken op tijd proeflezen
bij landelijk, noem zowel tijdzones CET als AST
herinner leden aan hun rechten (overzicht) om (liefst op tijd):
- onderwerpen voor de agenda voor te stellen
- voorstellen (moties/amendementen) te doen
- vooraf vragen in te sturen
- op de vergadering het woord te voeren
laten aanmelden voor generale repetitie?
- op meerdere punten aankondigen
intern afstemmen wanneer we vergader links sturen

mailings

uitnodiging
- actuele ledenlijst opvragen bij partijbureau
- aanmelden via formulier
  - liefst zelfde voor fysiek/digitaal om verwarring over switchen te voorkomen
  - opties voor veel voorkomende behoeften:
    - schrijftolk
    - vertaling
  - vertel waarvoor we de gegevens vragen
    - email voor stukken/links/uitslagen
    - email/naam voor leden check
  - nextcloud forms: laat weten dat deze nog geen bevestiging mailt
- vraag leden om op tijd:
  - aan te melden, om de stukken te ontvangen en op tijd in systemen ingeladen te worden
  - voorstellen in te sturen
- verwerk en antwoord op behoeften
- wijs op openstaande posities (partijraad, bestuur, ...)
agenda en stukken
- maak in de agenda visueel duidelijk wanneer gestemd wordt
- voor toegankelijkheid liefst op tijd vooraf doorsturen (maar leden hebben ook het recht om tijdens de ALV voorstellen te doen)
- stuur van lange stukken ook een samenvatting
- let hierbij ook op de tips voor bestanden
- vraag leden de stukken op tijd te lezen
- ook open call voor trustees voor de controleerbaarheid van stemmingen, bij voorkeur fysieke deelnemers voor uitleg zo nodig
- fysiek: bereikbaarheid van locatie goed uitleggen, bied een buddy systeem zodat mensen samen kunnen reizen
link sturen op eerder gecommuniceerd moment
- uitleg voor:
  - stream

deadlines

liefst sturen we info ruim op tijd, maar onze formele deadlines zijn voor:

algemene vergadering:
- oproep: 15 dagen, de dag van oproeping en van de vergadering niet meegerekend
- wijzigingsvoorstel statuten: 15 dagen
- locatie, tijd en de voorgestelde agenda: 14 dagen
afdelingsvergadering:
- locatie, tijd en de voorgestelde agenda: 14 dagen

laptops

per rol
fysiek deel:
- ook losse laptop voor beeld op locatie, fullscreen op presentatie. zo hoef je daar niet de camera in beeld te zien. die voegt er en weinig toe, en kan drost effect geven.
- beeld op locatie evt. los van laptop voor regie beeld zodat klikken buiten beeld blijft
- laptop die beeld op locatie doet mag alleen ook stream sturen als camera niet los bij gekeyd wordt, omdat camera op locatie niet naar beeld op locatie hoeft
- zonder stream mag regie ook via de AV node
- videobel camera liefst naar zelfde laptop als die audio krijgt (en evt streamt), niet laptop regie beeld

software

software setups
- bel programma
- al dan niet met stream/webinar voor capaciteit
captions
- fysiek: als voorzitters om smalle zaal voor de captions staan overweeg captions bovenaan in overleg met slide maker
- zoom:
  - text on tap
opname maken voor notulisten, zodat deze kunnen zien wie wat zei
- zoom: ... -> Record
- vimeo: maakt deze vanzelf
stream: update hard-coded bits
stemmingen klaarzetten
- oefen met trustees
verwerk aanmeldingen
videoconferencing server eventueel opschalen wanneer verwacht wordt dat meer deelnemers camera gebruiken buiten de sprekers
eventuele structurele verbeteringen

aanmeldingen

partijbureau: check:
- check lidmaatschap met het ledenbestand
  - download een kopie van het ledenbestand (Alles -> Download CSV)
  - download het sjabloon van nextcloud en open deze
  - vul de sheets aanmeldingen (email, naam) en lid o.b.v. de leden (airtable info) en aanmeldingen
  - bevestig lidmaatschap via ingang sheet kolom vote
  - afdelingsvergadering: check ook of leden in de afdeling wonen
  - kopieer de info uit sheet ingang naar een nieuwe spreadsheet en sla deze op als CSV (komma-separated)
  - open deze als tekst bestand om de info te krijgen om in Ingang te importeren
zet deze in het formaat waar als csv
- lokaal: of het lid in de afdeling woont
  - via Airtable afdeling views op postcode
- dubbele aanmeldingen
  - check welk email adres dat de voorkeur heeft bij aanmelding via verschillende adressen
laad in voor alle rollen

testen

generale repetitie, liefst met leden om te testen of het toegankelijk is
test op de ochtend van de vergadering
software los:
- Helios (uitleg)
- Zoom (uitleg)
- Stem portaal

coordinator toegankelijkheid

toezien op het andere

ingezonden voorstellen

wijzigingsvoorstellen verkiezingsprogramma

exporteer inzendingen Wijzigingsvoorstel verkiezingsprogramma indienen: Naam [...] Samenvatting + Inzenddatum
verwerk deze tot een spreadsheet (oplopend gesorteerd op Inzenddatum) met kolom formules:
- Nummer (kolom A)
- commando:
```
="git add README.md && git commit -m """&I2&"
ingediend door: "&B2&"

"&SUBSTITUTE(H2, """", "\""")&""" && git push --force && echo ""https://github.com/BIJ1/programma/compare/main...$(git branch --show-current)?expand=1"" && git checkout main"
```
- voorstel: =IF(ISERROR(A2), "", "1. "&IF(O2, "~~","")&IF(M2>=5,"✅ ","")&"["&M2&"/5] ["&I2&"](https://github.com/bij1/programma/pull/"&N2&"/files) door "&B2&" ([toelichting](https://github.com/bij1/programma/pull/"&N2&"))")&IF(O2, "~~","")
stel git gebruiker in: git config user.name "BIJ1 wijzigingsvoorstellen" && git config user.email "ledenvergadering@bij1.org"
maak git branch met naam o.b.v. kolom Samenvatting
in een bash shell run de commando's uit kolom commando

in geval van git updates voeg deze samen met uitstaande branches:

for branch in $(git for-each-ref --format='%(refname:short)' refs/heads/); do
    echo "$branch"
    git checkout "$branch"
    git rebase main
    git reset --soft main && git commit -m"$(git log --format=%B --reverse HEAD..HEAD@{1})"
    git push --force
done
git checkout main

evalueer clashes met andere voorstellen om de indieners hiervan op de hoogte te brengen:

for branch in $(git for-each-ref --format='%(refname:short)' refs/heads/); do
    echo "$branch"
    git merge "$branch"   
    git add .                              
    git commit
done

op Github open pull request van account bij1_voorstellen
update /programma-voorstellen o.b.v. de csv
voeg toe aan https://wings.bij1.org/signups/steun-programma-voorstel o.b.v. kolom voorstel, met:
- toelichting linkend naar de pull request
- de samenvatting linkend naar de pull request's /files
in ledenvergadering@bij1.org mail terug op de inzending:

Dank voor je voorstel! Op de volgende link kunnen leden voor de deadline hun ondersteuning insturen:

https://wings.bij1.org/signups/steun-programma-voorstel

Voel je vrij om te controleren of je voorstel zoals bedoeld doorgevoerd is - feedback welkom.

ter bijeenkomst

algemeen

spreker

gebruik begrijpelijke taal, leg moeilijke woorden uit
gender-neutrale taal

voorzitter

alle tips voor sprekers
rustig
korte lijntjes met coordinatoren chat en stemmingen
verwachting stellen over opnemen
leden mogen het woord voeren en voorstellen doen
blijf (online) leden betrekken
stel bestuursleden voor met portfolio, laten zien weer wie wie is
tijd bewaken: schema en pauzes beschermen
- iemand laten seinen aan de voorzitter over beschikbare tijd
vergaderorde/spreekvolgorde volgen
procedures duidelijk uitleggen
- met voorbeeld duidelijk maken of gestemd wordt over de voorstellen of de adviezen
op tijd aangeven wanneer stemmingen openen en sluiten
voorbereiden (samen door slides)
aangeven als aftellen bij 5 of 1 minuut komt
fysiek:
- let op dat iedereen via de microfoon spreekt, zodat sprekers ook online te horen zijn
- mensen met slecht gehoor vooraan toewijzen, met overprikkeling achter
- laat weten waar je terecht kan als er iets niet goed gaat: vertrouwenspersonen, organisatoren, technische helpdesk
- duidelijk maken wanneer pauze/einde is zodat camera en microfoons uit kunnen

notulist

richtlijn: controversiele delen woordelijk
check met software over opname
check met schrijftolk over transcript
werkwijze
- bij meer notulisten via GDocs?
- bij enkele notulist lokaal via markdown om snelheid per toetsenbord

late aanmeldingen

als normaal (export, helios, import), als receptie ze al in Ingang ingeladen heeft
los

helpdesk

fysiek
online:
- alvsupport@bij1.org (terugbelverzoeken van https://bij1.org/alv-support/)
- stemmen@bij1.org (email respons)

stemmingen

verantwoordelijke is ook contactpunt voor trustees

stemmenteller / trustee

regie beeld

screenshare
- timer voor aftellen bij pauzes en stemmingen
- nieuwe voorstellen/vragen visueel uitlichten via tekst in lege slide
fysiek: slides bedienen (anders doet de voorzitter dit)
stukken gereed houden
vooraf:
- programma met tijden laten zien
- audio testen zodat mensen weten dat het werkt
  - geen muziek, graag prikkelarm

testen

kijk of alles goed te horen en lezen is:
- in de hele zaal
- vanuit de call
- in de eventuele stream

digitaal deel

videoconferencing setup

kamer met opnemen
breakout rooms
- lock eraf weer
- zet zelf groepjes kiezen aan
- laat tolk gebruikers met tolken samen

chat

dekt:
- call
- stream
taken:
- optreden bij problemen
- vragen antwoorden/doorgeven
- unlock eventueel sprekers
- 1 mod langer houden voor na-kletsen
tips
- kijk uit met overlays als bij Vimeo Q&A uitlichting, dit kan de captions blokkeren

fysiek deel

covid maatregelen volgen

receptie

mondkapjes/tests bieden
check/regel aanmelding

AV techniek

sprekers duidelijk in beeld
publiek niet in beeld
duidelijk maken wanneer zij kunnen pauzeren als ze ook nodig zijn voor regie beeld

mic drager

op-/af- bouwen/ruimen

merchandise stand

achteraf

via enquete (papier/chat/webform (b.v. 1 2)) feedback verzamelen (en verwerken, beantwoorden)
online chat log bewaren
- zoom: Chat -> ... -> Save Chat
server neerschalen
vimeo: opname op private
intern evalueren
persoonsgegevens wegdoen
lessen doorvoeren